Avec l’essor des nouvelles technologies, il est désormais facile de conserver des documents écrits dans des formats autres que le papier. Un procédé rendu possible par une technique de scannage de documents. Cette dernière, créée à l’aide de nombreuses technologies telles que les scanners ou les imprimantes, vous sera vraiment utile. Qu’est-ce que cela signifie de scanner un document ? Pourquoi le faire ? Quelles sont les nombreuses solutions pour le faire ?

Que signifie exactement “scanner un document” ?

Un document est, en réalité, un processus informatique qui a évidemment mûri et présente divers avantages.

Scanner ou encore numériser un document est un processus qui implique la conversion d’un document sur support papier et sa transformation ultérieure en un fichier au format numérique (PDF ou image). Celui-ci est lisible et permettra à son utilisateur de découvrir toutes les informations qui figuraient sur l’ancien fichier original (écrit).

Quel est l’avantage de scanner un document ?

Le scannage de documents présente de nombreux avantages. Tout d’abord, vous pouvez stocker efficacement vos données grâce à ce moyen technologique. En effet, en numérisant vos papiers, vous obtenez des données numériques que vous pouvez sauvegarder sur un support de stockage tel qu’un disque dur. De plus, vous aurez un accès illimité à toutes vos données. Vous pouvez même convertir du texte écrit en texte numérique grâce à un logiciel de reconnaissance de caractères.

En plus de préserver vos données, la numérisation de vos fichiers écrits vous aidera à sauvegarder toutes les informations qu’ils contiennent. Une opération qui vous permettra de garder toutes vos données importantes à l’abri des regards indiscrets.

Un autre avantage d’une telle opération est qu’elle permet de gagner du temps. En effet, l’expérience a prouvé que la numérisation de vos fichiers vous permet de les localiser rapidement. Vous pourrez ainsi effectuer vos tâches plus rapidement et plus efficacement.

Par ailleurs, scanner les papiers d’une entreprise permet à cette dernière de réaliser d’importantes économies. Outre l’argent mis de côté pour le mobilier de conservation de vos dossiers, cela vous aidera à réduire les coûts financiers liés à leur achat.

Les différentes solutions pour scanner un document

À l’heure actuelle, vous disposez de plusieurs options pour scanner un document en toute confiance. En voici quelques exemples :

Les imprimantes multifonctions :

Les imprimantes multifonctions sont des équipements informatiques qui remplissent trois ou quatre rôles. Vous pouvez les utiliser pour imprimer, scanner, photocopier et faxer des documents. Lors de l’achat d’une imprimante, ces qualités doivent être un facteur déterminant.

En outre, il convient de mentionner que la majorité de ces imprimantes sont disponibles sur le marché à un prix raisonnable. Vous pouvez économiser du temps et de l’argent en utilisant ces imprimantes.

Cependant, comme il s’agit d’équipements tout-en-un, vous devez vous assurer qu’ils sont constamment opérationnels. En effet, vous pouvez être dans l’incapacité de scanner vos papiers si l’une de ses fonctions tombe en panne ou en cas de problème, comme une imprimante qui ne fonctionne plus sous Windows 10.

Les scanners spécialisés :

Actuellement, les meilleurs instruments de numérisation de documents sont les scanners spécialisés. Une croissance certaine de leur utilisation atteste des nombreux avantages qu’ils procurent. Ils vous permettront d’obtenir d’excellents résultats. Et les options sont aussi nombreuses et fortes que les capacités de numérisation de documents recto-verso. Les marques les plus connues de scanners sont les mêmes que celles des imprimantes : Brother, HP, Canon, Epson, etc.

L’utilisation de scanners spécialisés, comme les imprimantes multifonctions, peut également vous faire gagner du temps et de l’argent. S’il y a un inconvénient à ces gadgets, c’est leur prix plus élevé.

Il existe plusieurs sortes de scanners numériques : les scanners de bureau, les scanners compacts, les scanners professionnels et les scanners mobiles, que l’on voit souvent dans les pharmacies (pour scanner l’ordonnance du médecin).

Les solutions mobiles :

Les smartphones peuvent désormais être utilisés pour scanner des papiers. Ces solutions mobiles sont très utiles car elles vous permettent de transformer vos données en différents formats. Outre leur utilité, il faut savoir que la majorité des programmes de scannage mobile sont gratuits (bien que parfois plus limités en termes de fonctionnalités).

Cependant, certains défauts ont été découverts tout au long de leur utilisation. La capacité de stockage disponible est souvent citée comme un problème. En effet, puisque vous utilisez un téléphone portable, vous ne pourrez pas scanner autant de documents qu’avec un ordinateur.